การคำนวณด้วย Microsoft Excel

 รูปแบบการคำนวณด้วย Excel

          เราสามารถใช้โปรแกรม Excel สร้างตารางคำนวณได้หลายรูปแบบ  ตัวที่จะช่วยเราคงหนีไม่พ้นการนำสูตรและฟังก์ชันมาใช้  ดังนั้นเราควรรู้ความสามารถในการคำนวณของ Excel  สามารถทำอะไรได้บ้าง  เกี่ยวกับการคำนวณอัตโนมัติ  การสร้างสูตร  การใช้ฟังก์ชัน  หรือการแก้ปัญหาในกรณีที่เกิดความผิดพลาดในการเขียนสูตร ซึ่งถ้าเราเข้าใจหลักการต่าง ๆ แล้ว  Excel  จะช่วยให้เราทำงานได้สะดวกขึ้น และการใช้สูตรไม่ยากอีกต่อไป

การคำนวณอัตโนมัติ

          บางขณะที่เราป้อนตัวเลขในตาราง เราอาจจำป็นที่จะต้องตรวจสอบตัวเลขหรือดูผลลัพธ์ว่าถูกต้องหรือไม่ โดยไม่ต้องการให้แสดงผลลัพธ์ในตารางนั้น ๆ เราสามารถใช้การคำนวณอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้สามารถทราบผลลัพธ์ได้ทันที โดยที่ไม่ต้องป้อนสูตรหรือฟังก์ชันใด ๆ ด้วยการดูผลลัพธ์ที่ Status Bar (แถบสถานะ) ซึ่งมีวิธีการใช้ดังนี้

1. แดรกเมาส์เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการให้คำนวณ

2. คลิกขวาที่ แถบสถานะ จะปรากฎกล่องแสดงคำสั่ง
3. เลือกคำสั่งที่ต้องการ (ในที่นี่เลือกคำสั่ง ผลรวม)


5. จะปรากฏผลลัพธ์ที่ แถบสถานะ

จากวิธีการดังกล่าวจะเห็นว่าเราสามารถเปลี่ยนคำสั่งในการคำนวณได้ตามที่ต้องการดังรูป

การคำนวณโดยใช้สูตร
          การใช้สูตรเป็นวิธีที่ใช้ในการคำนวณที่นิยมมากที่สุด เพราะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็ว และสูตรบางอย่างยังสามารถช่วยคำนวณข้อมูลตัวเลขที่ซับซ้อนได้อีก แต่ละสูตรมีรูปแบบการใช้ที่แตกต่างกันออกไป

การใช้งานสูตรรูปแบบปกติ (Formula)
          สูตรรูปแบบปกติจะเป็นสูตรที่เป็นสมการที่ใช้ดำเนินการกับข้อมูลในชีทด้วยการ
ใช้สัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ เช่น เครื่องหมายบวก ลบ คูณ หาร การอ้างอิงเซลล์อื่น
หรือสูตรที่ใช้รวมข้อความ เป็นต้น

ตัวอย่าง
=5-1
=9*8
=B5-A7


การใช้งานสูตรแบบฟังก์ชัน (Function)
           เราสามารถใช้สูตรแบบฟังก์ชันช่วยคำนวณข้อมูลที่ซับซ้อนหรือมดีปริมาณมากได้  ซึ่งฟังก์ชันใน Excel  เป็นสูตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและถูกสร้างให้เหมาะกับงานเฉพาะอย่าง 


ตัวอย่าง
=SUM(B1:B9)
=AVERAGE(A9:A20)
=COUNT(A1:A5)

การใช้งานสูตรแบบอาร์เรย์ (Array)
           การใช้สูตรแบบอาร์เรย์สามารถทำหลาย ๆ การคำนวณให้คืนค่าเป็นผลลัพธ์เดียวหรือหลายผลลัพธ์ โดยสูตรอาร์เรย์ตั้งแต่ 2 ชุดขึ้นไป

ตัวอย่าง
{=SUM((B1:B9)/(A1:A5))}

          สูตรแบบต่าง ๆ จะมีความยากง่ายแตกต่างกันออกไป ซึ่งการสร้างสูตรนั้น  เราจะต้องทราบหลักการทำงานของเครื่องหมายและสัญลักษณ์ในสูตร รวมถึงลำดับการคำนวณ  เพราะสิ่งเหล่านี้มีผลต่อการแสดงผลลัพธ์ทั้งสิ้น

การสร้างสูตรคำนวณใช้เอง

          การสร้างสูตรใช้เองนั้นจำเป็นจะต้องทราบถึงหลักกการและองค์ประกอบสำคัญต่าง ๆ ที่ประกอบอยู่ในสูตรรวมถึงลำดับที่เราจะใช้ในการสร้างสูตรด้วย

หลักการสร้างสูตร
          โครงสร้างหรือลำดับขององค์ประกอบต่าง ๆ ในสูตร จะเป็นตัวกำหนดผลลัพธ์ขั้นสุดท้ายซึ่ง Excel จะคำนวณสูตรจากซ้ายไปขวา แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลำดับของตัวดำเนินการที่มีลำดับเหนือกว่า
โดยที่เราสามารถควบคุมลำดับของการคำนวณได้โดยใช้เครื่องหมายวงเล็บเพื่อจัดกลุ่ม
ในการคำนวณที่ควรจะเริ่มทำก่อน

ตัวอย่าง
=9+3/2
ผลลัพธ์เท่ากับ 10.5 เนื่องจาก Excel จะคำนวณ 3 หาร ด้วย 2 ก่อน ซึ่งจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 1.5 แล้วสุดท้ายนำมาบวกด้วย 9  แต่ถ้าเราใช้วงเล็บเพื่อควบคุมการคำนวณโดยใส่วงเล็บให้ 9 บวกกับ 3 ก่อนแล้วจึงหารด้วย 2 ก็จะต้องใช้สูตร =(9+3)/2 ผลลัพธ์เท่ากับ 6

องค์ประกอบสำคัญในการสร้างสูตร
           ในการสร้างสูตรใช้งานต่าง ๆ ส่วนประกอบสำคัญต่อไปนี้ถือเป็นสิ่งสำคัญซึ่งจะเป็นตัวกำหนดผลลัพธ์ ประกอบด้วย

เครื่องหมายเท่ากับ (=) จะเป็นตัวขึ้นต้นเสมอในการสร้างสูตร เพื่อเป็นการระบุให้ Excel รู้ว่าอักขระตัวถัดไปเป็นสูตร
อาร์กิวเมนต์ หรือองค์ประกอบที่จะถูกนำมาคำนวณได้แก่ อาร์กิวเมนต์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขหรือการอ้างอิงเซลล์หรือช่วง ป้ายชื่อ ชื่อ หรือฟังก์ชันแผ่นงาน
ตัวดำเนินการ ในการคำนวณ เช่น เครื่องหมาย ( + ) เครื่องหมายหาร ( / )
ลำดับการคำนวณ โดยปกติแล้ว Excel จะลำดับการคำนวณเครื่องหมายดังดต่อไปนี้ ตามลำดับ
          1. วงเล็บ ( )
          2. คูณ ( * ) หาร ( / )
          3. บวก ( + ) ลบ ( - )
หมายเหตุ ลำดับความสำคัญเท่ากันให้คำนวณจากซ้ายไปขวา

ลำดับที่ Excel ใช้ดำเนินการในสูตร
           หากใช้ตัวดำเนินการหลาย ๆ ตัวในสูตรเดียวกัน  ใน Excel  จะมีลำดับการดำเนินการตามลำดับดังนี้

ลำดับที่
ตัวดำเนินการ
คำอธิบาย
1
: (เครื่องหมายจุดคู่)
ตัวดำเนินการอ้างอิง
2
(ที่ว่างเดียว)
ตัวดำเนินการอ้างอิง
3
, (เครื่องหมาจุลภาค)
ตัวดำเนินการอ้างอิง
4
-
เครื่องหมายลบ (เช่น -5)
5
%
เปอร์เซ็นต์
6
^
เลขชี้กำลัง
7
* และ /
การคูณและการหาร
8
+ และ -
การบวกและการลบ
9
&
เชื่อมสายอักขระของข้อความ
10
= <> <=> = <>
การเปรียบเทียบ

ตัวดำเนินการที่ใช้ในสูตร (Operator)

ตัวดำเนินการที่ใช้ในสูตร (Operator)
           เครื่องหมายหรือตัวดำเนินการคือ  องค์ประกอบหนึ่งในสูตรโดยจะระบุชนิดของการคำนวณที่ต้องการ ซึ่ง Excel  จะแบ่งตัวดำเนินการออกเป็น  4  ประเภท  คือ  คณิตศาสตร์  การเปรียบเทียบ  ข้อความ  และการอ้างอิง

ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operator)
           ตัวดำเนินการทางคณิตสาสตร์  ใช้คำนวณด้วยวิธีทางคณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐาน  เช่น  การบวก  ลบ คูณ หาร การรวมตัวเลข  การหาผลลัพธ์ต่าง ๆ

เครื่องหมาย
ความหมาย
ตัวอย่าง
+
การบวก
5+3
-
การลบ
9-4 หรือ -1
*
การคูณ
5*6
/
การหาร
10/3
%
เปอร์เซ็นต์
2%
^
เลขชี้กำลัง
2^2 (หรือ 2*2)

ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ (Comparison Operator)
          เราสามารถใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบเพื่อการเปรียบค่าสองค่า โดยผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นค่าทางตรรกศาสตร์คือ True หรือ False

เครื่องหมาย
ความหมาย
ตัวอย่าง
=
เท่ากับ
C5=D5
>
มากกว่า
C5>D5
<
น้อยกว่า
C5<D5
>=
มากกว่าหรือเท่ากับ
C5>=D5
<=
น้อยกว่าหรือเท่ากับ
C5<=D5
<>
ไม่เท่ากับ
C5<>D5

ตัวดำเนินการข้อความ (Text Concatenation Operator)
           ตัวดำเนินการข้อความจะใช้เครื่องหมาย (&) ในการรวมข้อความหรือคำ 2 คำขึ้นไป เพื่อให้เป็นข้อความเดียวกัน

เครื่องหมาย
ความหมาย
ตัวอย่าง
&

เชื่อมหรือนำคำ 2 คำมาต่อกัน
ทำ ให้เกิดค่าข้อความ
ต่อเนื่องที่เป็นค่าเดียวกัน

"Lampamg"&"Kanlayanee"
ผลลัพธ์เป็น
LampangKanlayanee

ตัวดำเนินการสำหรับอ้างอิง (Reference Operator)
              ตัวดำเนินการอ้างอิงถูกนำมาใช้เพื่อรวมช่วงของเซลล์สำหรับการคำนวณ

เครื่องหมาย
ความหมาย
ตัวอย่าง
: (จุดคู่)
ตัวดำเนินการช่วง
โดยจะอ้างอิงเป็นช่วง ระหว่าง
จุดอ้างอิง ที่หนึ่งกับจุดอ้างอิงที่สอง
B1:B9
, (จุลภาค)
ตัวดำเนินการส่วนรวม ซึ่งเป็นตัวรวมการอ้างอิงหลาย ๆ ชุดเช้าด้วยกันเป็นการอ้างอิงหนึ่งชุด
SUM(A5:a12,C1:C5)

 


 






HOME          PARTNERS    
Copyright 2009 Permsak. All rights reserved.